Résumé des nouveautés Ajaris 4

• Nouveau module de gestion des flux : permet une génération automatique de bordereaux de diffusion, avec mémorisation de flux de documents et de demandeurs : en cas de téléchargements de fichiers sur le Web, d’envois de fichiers par mail sur le Web ou à partir d'Ajaris-Pro. Permet également le suivi de prêts de documents originaux ou d’objets relatifs à ces documents.

• Palmarès de flux et statistiques : pour rechercher, afficher et exporter au cours d'une période donnée : la liste des documents les plus utilisés, les utilisateurs les plus actifs, les recherches non abouties, les recherches les plus fréquentes ...

• Correcteur orthographique sur les champs saisis en texte libre, Il est disponible en 4 langues : Français, Anglais, Espagnol et Allemand.

• Modification importante de l’ergonomie de l'interface de la planche-contact et des affichages listes :
- taille des vignettes réglable en continu de 64 à 192 pixels ;
- utilisation généralisée des menus contextuels à partir de la planche-contact, des paniers ou des listes, pour manipuler les documents ;
- visualisation de taille variable des paniers ;
- zone paramétrable de prévisualisation des documents et des champs documentaires par survol de la planche contact ;
- utilisation de listes paramétrables et redimensionnables.

• Refonte complète des préférences utilisateurs dont les interfaces normalisées et plus attrayantes vous permettront de paramétrer AJARIS dans les meilleures conditions...

• Segmentation d’une même base en plusieurs fonds indépendants : vous pouvez restreindre vos recherches et manipulations à une catégorie bien précise de documents appartenant à un même fonds. Vous gardez également la possibilité de rechercher tous les documents dans tous les fonds.

• De nombreux nouveaux champs ont été intégrés pour vous simplifier la vie : champ de suivi des modifications, informations EXIF importées directement, coordonnées GPS, etc...

• Nouveau module de synchro IP : synchronisation miroir entre deux bases distantes permettant la modification des données à partir des deux sites. Les modifications sont automatiquement reportées sur l'autre base dans les minutes qui suivent.

Un aperçu des fonctionnalités…

Un puissant système de gestion Les données sont classées dans une structure à 4 niveaux descriptifs : > La fiche document décrit le document lui même comme principale entité, > La fiche thématique classe et décrit des groupes de documents ayant un lien entre eux, > Les Fichiers Associés rassemblent les documents images ou non-images de tous types associés à un document principal, > La fiche intervenant décrit et gère les personnes (physiques ou morales) ayant un droit sur les documents (droit d’auteur ou droit voisin). Elle recense également toute personne ayant un rapport de près ou de loin avec le document ou un objet représenté par ce document.

Gestion multilingue
Ajaris-Pro indexe les documents jusqu’à 5 langues grâce à l’option GOLD. De nombreux outils sont à votre disposition pour traduire les listes d’autorité (énumérés) et le thesaurus, ainsi que les légendes associées à chaque document.

Outils d'indexation
Chaque champ indexé peut être renseigné par un mot-clé choisi dans une liste ou saisi au clavier. Les mots-clés sont regroupés dans des listes alphabétiques, dites d’autorité, de type énumérés (liste alphabétiques) et dans un ou plusieurs thesaurus (dictionnaire arborescent).
Un correcteur orthographique en 4 langues est accessible depuis les zones légendes.

Recherches
Un large éventail de fonctions de recherche porte sur l’ensemble des rubriques descriptives des fiches thèmes, documents, intervenants, flux, utilisateurs : recherche globale, plein texte, unitaire, par lot, par modèle, multicritères, préenregistrée, doublons, selon les droits, etc…

Consultation Les images sont présentées sous différentes formes (planche-contact, listes avec imagettes, listes classiques, etc ...). Vous pouvez aussi visualiser chacune d’entre elle en mode plein écran ou en haute résolution.

Watermark
Le module de génération des watermark ou « filigranne » insère, de façon dynamique et automatique, la marque d’un copyright sur la pré-visualisation d’une image : à l’import dans la base, à l’export, à l’affichage sur le WEB ou à l’envoi par mail. Le watermark est associé à un ou plusieurs groupes d’utilisateurs.

Outils images Pour le traitement et la manipulation de vos documents : visualisation en plein écran, Zoom + et Zoom -, diaporama, affichage du document dans la largeur maximum, recadrage, rotation 90° horaire et anti-horaire, miroir selon un axe de symétrie vertical ou horizontal, réglage du gamma du document, retour aux réglages originaux … Formats d'images Ajaris-Pro gère plus de 75 formats d’images fixes ou animées : Adobe PDF, JPEG, TIF, PSD, PICT, BMP, QUICKTIME, PNG, EPS, FLASHPIX, GIF, NEF, JPEG 2000, QUICKTIME, SCITEX (SCT), SGI (Silicon Graphics), TIF compression LZW, MOOV (QuickTime), AVI, MPEG-1, MPEG-2 et MPEG-4, QUICKTIME VR, DIVX (si codec), MP3 (MPEG-1 L3), AIFF, WAV, AAC (M4A M4B, M4P), et bien d’autres…

Format IPTC
Ajaris sait aujourd’hui gérer plusieurs formats contenant des informations IPTC (métadonnées descriptives intégrées dans le document) dont le JPG , le PSD et le format TIF en lecture et en écriture.

Tâches automatisées
Un nombre important de tâches ont été automatisées pour accroître votre productivité lors de la création et l’exploitation de la base AJARIS.
> Importation des images par lot et par glisser/déposer.
> Importation des images directement dans une fiche thématique.
> Indexation des fiches documents et fiches thèmatiques par lot.
> Modification de mots-clés sur un lot de documents…
> Création automatique d’une image en basse définition avec modification de la résolution, de la taille et du format de l’image etc...

Module de gestion des flux Il permet une génération automatique de bordereaux qui attestent de l’utilisation des documents à partir de la base. Chaque bordereau est associé manuellement ou automatiquement à un utilisateur et à un ensemble de mouvements de documents ou « flux ». Un bordereau est créé pour chaque téléchargement de fichiers sur le Web, envoi de documents par mail, à partir d’Ajaris-Pro et/ou d’Ajaris-Web. La commande "Palmarès" recherche et affiche les documents les plus utilisés au cours d'une période donnée, ou les utilisateurs les plus actifs … Les palmarès sont exportables en format texte ou XML.

Envoi de documents par e-mail
Planches-contacts, images en basse ou en haute définition avec leurs critères descriptifs et leurs descriptions textuelles. Segmentation intelligente des mails en fonction d’une taille maximum, prédéterminée, de fichiers attachés.

Synchronisations des bases
Elles mettent en œuvre des fonctions très puissantes, d’importation automatique multi utilisateurs, de réplication de bases entre les environnements Windows© et Mac OS™, de mirroring automatique.

Impressions
Impressions par défaut en fonction du contexte dans lequel on se trouve. Puissantes fonctionnalités de mise en page automatique sur des milliers de documents grâce au module d’édition de catalogues.

Sécurité, Sauvegardes
L’administrateur peut verrouiller l’accès à une image ou à un groupe d’images, autoriser ou non la modification des informations textuelles ou bien la création de nouvelles fiches, rendre invisibles certaines rubriques « sensibles » ou confidentielles etc… ces notions de sécurité sont associées à chaque groupe d’utilisateurs.

MODULES OPTIONNELS
> Option GOLD
Elle vous permettra de bénéficier de la gestion MULTILINGUE (5 langues), du multi-thésaurus et de la multi-personnalisation. Elle est disponible pour les versions monoposte et Client/serveur.